Todas las organizaciones deben ser conscientes de la seguridad de los datos y la destrucción de archivos. No proteger sus propios datos confidenciales y los de sus clientes puede tener serias implicaciones financieras para las empresas privadas, posiblemente incluso obligándolas a cerrar. Pero los municipios deben prestar atención a todos los elementos de la seguridad de los datos, desde la destrucción de archivos hasta la ciberseguridad.
Permitir violaciones no es una opción para pueblos o municipios u otras organizaciones municipales. Sus registros contienen una gran cantidad de datos privados sobre residentes privados, empleados municipales y negocios del área que están obligados a proteger. Los números de seguro social, los datos de propiedad e impuestos, los registros de votación y la información sobre seguridad pública/aplicación de la ley son solo algunas de las cosas que podrían estar en riesgo. Experimentar una filtración de datos erosiona la confianza pública, y los municipios no pueden permitirse el impacto financiero de una filtración de datos cuando sus presupuestos ya están ajustados.
Para hacer que la seguridad de los datos sea aún más desafiante, los municipios son objetivos populares para los ciberdelincuentes y los ladrones de datos. (En 2019, los investigadores de Barracuda estudiaron cientos de ataques de ransomware y descubrieron que dos tercios de ellos estaban dirigidos a organizaciones gubernamentales). Debido a que los ladrones saben que son una rica fuente de datos valiosos, los municipios deben responder a los ataques. Cada elemento de 's se mantiene al día. más altos estándares. Seguridad de datos, incluida la destrucción de archivos.
Municipios, destrucción de documentos y leyes
Las empresas privadas pueden tener cierto margen de maniobra para lidiar con la destrucción de documentos confidenciales, pero las organizaciones gubernamentales deben operar teniendo en cuenta el cumplimiento. Ciertas leyes estatales, locales y específicas de la industria rigen cómo se manejan y destruyen los datos confidenciales. Los requisitos legales específicos para la seguridad de los datos de las organizaciones municipales dependen de su ubicación y del tipo exacto de datos que tengan. (Por ejemplo, cualquier entidad con registros que contengan información de salud protegida debe cumplir con las reglas de privacidad de HIPAA para proteger la PHI).
Dado que las leyes de seguridad de datos están en constante evolución, los líderes de la ciudad deben consultar a su asesor legal sobre cualquier problema de cumplimiento específico. En el caso de una eventual auditoría o incumplimiento, necesitará una política de destrucción de datos por escrito que aborde la destrucción de datos y que haya sido revisada, es decir, cualquier organización que utilice un enfoque de sentido común para la destrucción de documentos y datos, como el uso de A servicio de trituración acreditado para destruir cualquier archivo confidencial y triturar discos duros, en lugar de tirar esos materiales a la basura, ya puede cumplir con las leyes de seguridad de datos relevantes.
Mejores prácticas de trituración de documentos para municipios
Cuando los líderes de la ciudad consideran estrategias para proteger sus datos confidenciales, seguir estas prácticas recomendadas para la destrucción de archivos es un excelente lugar para comenzar.
Aproveche los servicios de trituración regulares y bajo demanda. Los municipios deben programar recolecciones periódicas a través de un servicio de destrucción de documentos. El negocio nunca se detiene, por lo que los archivos confidenciales (además de los discos duros obsoletos y otros materiales frágiles) seguirán acumulándose. La programación de servicios de rutina ahorra tiempo a los administradores que gestionan proveedores. Sin embargo, a veces esperar la próxima recogida programada significa sacrificar espacio de almacenamiento para cajas y cajas de documentos obsoletos. Además, cuanto más tiempo se mantengan los documentos confidenciales en la oficina, mayor será la posibilidad de que alguien obtenga acceso no autorizado a ellos. Utilice el servicio bajo demanda para administrar rápidamente cualquier necesidad urgente de destrucción de archivos que surja.
Coordinar la trituración de archivos en los sitios municipales. Asegúrese de que los procedimientos de trituración de documentos se sigan de manera consistente en toda la organización municipal. Cada oficina y/o edificio debe tener su propia persona responsable para supervisar la trituración de documentos y la destrucción adecuada de datos.
Registre sus actividades aplastantes. Es importante que los municipios mantengan buenos registros de todas las actividades de destrucción de datos. Si alguna vez realizó una auditoría de seguridad de datos, o si un residente o una entidad alguna vez experimentó una violación de datos y trató de demostrar que los registros municipales son la fuente, querrá poder demostrar que todos los datos municipales se administran y destruyen de forma segura. . En primer lugar, asegúrese de que puede demostrar la "cadena de custodia" mediante el uso de un servicio de trituración de documentos certificado por NAID "AAA" para transportar documentos, unidades y otros materiales triturados directamente desde sus instalaciones hasta sus instalaciones de trituración. Luego, haga arreglos para que un representante de su organización sea testigo de cómo se tritura el material municipal. Finalmente, obtenga un certificado de destrucción que detalle lo que ha triturado y los procedimientos que siguió.
Destruya manuales de capacitación, credenciales de acceso y otros materiales exclusivos para empleados. Cualquier cosa que los extraños puedan usar para acceder a las instalaciones municipales o acceder a información privada sobre procedimientos de emergencia o edificios municipales representa un riesgo para la seguridad. Triture siempre estos artículos en lugar de reciclarlos.
Considere las necesidades de trituración de documentos de los residentes. Cuando está en el negocio de proporcionar un servicio público, organizar un evento de destrucción de archivos es solo una manera fácil de satisfacer una necesidad común. Todas las personas de la comunidad deben tener una forma de proteger sus datos confidenciales, no todos tienen acceso a una trituradora. Organizar un evento de trituración permite a los residentes conducir y dejar sus materiales en camiones de trituración seguros.
Northeastern Data Destruction se dedica a satisfacer las necesidades de trituración de documentos de varias organizaciones, incluidos los municipios. Nuestros estrictos estándares de seguridad, certificaciones y un largo historial de éxito significan que los clientes saben que pueden confiar en nosotros para manejar sus necesidades de destrucción de documentos confidenciales. ¡Contáctame hoy!